Miksi halpa tilitoimisto ei voi olla hyvä

Halvin tilitoimisto vai hyvä tilitoimisto

LinkedIn
Facebook
Twitter
WhatsApp
Email

Artikkelin sisältö

Kun vaihdat tilitoimistoa, niin ensireaktiosi saattaa olla etsiä halvin tilitoimisto. Miksipä ei? “Edullinen tilitoimisto on parempi kuin kallis tilitoimisto” 💡Tähän älynvälähdykseen piiloutuu kuitenkin miinakenttä, jonka ansat on hyvä tietää.

Kuka tahansa voi perustaa tilitoimiston. Tilitoimistoala on tältä osin sääntelemätön toimiala. Lakisääteisiä ammattitaitovaatimuksia ei ole. Tällä on tietyt seurauksensa erityisesti, jos kriteerisi on “halvin”.

Mitä tilitoimistopalvelut maksavat (ja miksi)?

Tilitoimiston hinta on 0,5–2,0 % liikevaihdostasi

Tilitoimistopalvelut, jotka rajoittuvat kirjanpitoon ja tilinpäätökseen maksavat tyypillisesti noin 0,5 % – 2 % asiakkaan liikevaihdosta. Nelinkertaista hintahaitaria heiluttaa ensisijaisesti toimialakohtaiset erikoisuudet.

Tilitoimistojen hinnoittelu saattaa perustua tuntiveloitukseen (joka on alalla epäeettistä), kiinteään veloitukseen (jonka saat Taloushotellista), tapahtumamääriin tai erilaisiin hybridihinnoittelumalleihin. Voit valita näistä itseäsi miellyttävimmän mallin, mutta laskulle ilmestyvä summa on yleensä mainittu 0,5 % – 2 % liikevaihdostasi.

Tilitoimiston kustannusrakenne

Tilitoimistojen hinnoittelua ohjaa pitkälti kustannusrakenne.

Kirjanpitäjän käyttöaste kuussa on lähes aina selvästi alle 100 %, koska hallinnolliseen työhön, vessa- ja kahvitaukoihin, ynnä muuhun menee aikaa. Kirjanpitäjä vaatii myös koulutusta vuosittain. Hikipajan työteho ei ole vain Suomessa mahdollinen.

Pätevän ja kokeneen kirjanpitäjän palkat vuonna 2024 alkavat noin 3500 eurosta kuukaudessa, joten sivukuluineen ja lomarahoineen sekä henkilökuntaetuineen puhutaan noin 5000 eurosta kuukaudessa tilitoimistolle koituvaa kulua.

Ostoja ja ostopalveluja tilitoimistoilla on yleensä vähän, mutta kiinteät kulut kuten toimistovuokrat, vakuutukset pitää kattaa kirjanpitäjän tuottamalla liikevaihdolla.

Jos oletetaan kirjanpitäjäkohtaisten kiinteiden kulujen olevan noin 500 euroa, niin kirjanpitäjän tulee tehdä laskutusta noin 5500 euroa ennen kuin tilitoimistolle jää mitään. Mitä enemmän tilitoimisto käyttää rahaa esimerkiksi markkinointiin tai myyntiin tai rahoituskuluihin (liiketoimintakaupoilla kasvaneiden tilitoimistojen ongelma), niin sitä enemmän katettavia kiinteitä kuluja on.

Jos kirjanpitäjän käyttöaste on 75 % ja työtunteja vuodessa lomat huomioiden 1600 (aika tyypillinen suomalainen keskiarvo), niin kirjanpitotyöhön kohdistuvia työtunteja on kuussa keskimäärin 100.

Näin ollen työntekijän kustannus siihen kohdistuvine kiinteine kuluineen eli 5500 euroa jaetaan luvulla 100.

Saadaan 55 euroa per laskutettava työtunti, joka on tilitoimiston ns. “break-even” eli tällä ei tehdä vielä voittoa, mutta ei tappiotakaan, jos tällä hinnalla saataisiin kirjanpitäjälle täysi työkuorma.

Tyypillisesti tähän lyödään voittomarginaali päälle, joten jos etsit tuntihinnoittelevia tilitoimistoja, niin usein hinta vaihtelee 60-80 euron välillä.

Tuntihinnan päälle tulevat vielä ohjelmistokulut, jotka tietyissä tapauksissa ylittävät kirjanpitäjänkin kustannukset.

Edullinen tilitoimisto: mistä halpa hinta on tehty?

Jotkin tilitoimistot ovat kuitenkin edullisempia ainakin laskutuksensa osalta kuin toiset. Se herättää ison kysymyksen: “MIKSI”?

Mitä strategioita tilitoimistolla on ollakseen halvin

Kun otetaan edellä mainittu kustannusrakenne huomioon, niin miten tilitoimisto pääsee asiakkaiden usein haaveilemaksi “edulliseksi” tilitoimistoksi (kiinnitä huomiota lainausmerkkeihin – ne korostavat sanaa “edullisin” syystä)?

Tähän on käytännössä viisi tapaa:

  1. Keskitasoa selvästi alhaisempi palkkataso
  2. Keskitasoa selvästi korkeampi käyttöaste
  3. Keskitasoa selvästi edullisemmat ohjelmistokulut
  4. Keskitasoa selvästi alhaisemmat kiinteät kulut
  5. Keskitasoa selvästi tehokkaammat prosessit ja automaatio

Edullisimmat tilitoimistot yhdistävät usein neljä ylintä tapaa. Mutta miten ja miksi viides jää hyödyntämättä?

Käydään ensin läpi kaikki taktiikat yksityiskohtaisesti.

Alhaisemmat palkat

Edullisen kirjanpitäjän saa usein suoraan koulusta. Harjoittelijat saa jopa ilmaiseksi ja jos tilitoimisto erikoistuu asiakkaisiin, joiden kirjanpito on aivotonta datanhakkausta, niin tämä on joskus jopa tilitoimistolle ratkaisu, joka ei rasita osaavaa henkilökuntaa.

Vastavalmistuneen saa myös edullisesti palkattua – usein määräaikaisiin sopimuksiin.

Selkeänä miinuksena tälle ratkaisulle on ammattitaidon puute.

Korkeampi käyttöaste

75 % käyttöaste on realistinen, koska ammatillisen osaamisen ylläpitäminen, hallinnolliset työt ja mahdollisuus hengittää välillä työn aikana vievät yllättävän ison osan työajasta.

Kasaamalla lapiolla töitä ja lisäämällä painetta on mahdollista päästä korkeampaan käyttöasteeseen. Oikein liukuhihnamaisessa prosessissa käyttöaste voi olla jopa 95 %, jolloin tositteita hakataan kuin kaupan kassalla istuen, kunnes lähdetään kotiin.

Miinuksena poltetaan työntekijät nopeasti loppuun. Vaihtuvuus on suuri. Myös erilaisten kirjanpitotiimien käyttö on tyypillistä, jolloin saman asiakkaan kirjanpitoa saattaa tehdä jopa viisi eri henkilöä.

Keskitasoa alhaisemmat ohjelmistokulut

Hyvät SaaS-pohjaiset ohjelmistot integraatioilla ovat arvokkaita. Vanhan DOS-pohjaisen ohjelmiston saa halvemmalla.

Miinuksena on usein 100 % manuaalisuus ja raporttien puute. Yrittäjällä ei usein ole mitään näkymää oman yrityksensä taloustilanteeseen.

Keskitasoa alhaisemmat kiinteät kulut

Jos otetaan koulun penkistä porukkaa ja poltetaan nämä loppuun, kunnes palkataan uusia koululaisia, niin henkilökunnan koulutukseen ei juurikaan kannata satsata. Henkilökuntaedut kannattaa pitää minimissä.

Joskus jopa tingitään vakuutuksista, jolloin virhetilanteessa ajetaan mieluummin tilitoimisto konkurssiin kuin maksetaan asiakkaalle korvaukset.

Keskitasoa tehokkaammat prosessit ja automaatio

Tämä on ideaali tapa karsia kustannuksia, koska siitä hyötyy asiakas toimintavarmuuden ja häneltä vaaditun hallinnollisen työn minimoinnin kautta. Prosessien tehostaminen kuitenkin vaatii erittäin ammattimaista henkilökuntaa, joten tilitoimisto pyörii halpatyövoimalla, niin usein tämä ei ole mahdollinen tapa toimia.

Paremmat prosessit ja automaatio ovatkin tapa tuottaa viiden tähden tilitoimistopalvelua vain hiukan keskitason tilitoimistoa kalliimmalla hinnalla. Siksi saat Taloushotellista esimerkiksi Taloushotellin tuottaman BIITSI™-raporttikokonaisuuden ja budjetointityökalun pienimmänkin paketin palveluhinnan sisällä.

Halpa tilitoimisto = Kallis tilitoimisto?

Edullinen tilitoimisto on halpa, koska tilitoimisto on tinkinyt mitä todennäköisemmin työntekijöidensä ammattitaidosta ja työhyvinvoinnista. Halpa tilitoimisto on todennäköisesti liukuhihnamaisesti toimiva työpaja, jossa vastavalmistuneet ja harjoittelijat huhkivat hiki hatussa työkuorman alla, jossa burnout on taattu. Ja kun burnout tulee, niin uusia uhreja on tulossa seuraavalta vuosikurssilta.

On oma päätöksesi, onko hinta-laatusuhde kohdillaan tällaisessa toimintamallissa. Jos kirjanpitosi on erittäin helppoa ja siihen liittyvät veroriskit matalia, niin se saattaa olla sitä. Ihan pienimmillä toiminimillä asia saattaa olla juuri näin. Ja jos et ole henkilö, joka ostaa “onnellisen kanankoipia”, niin ei silloin kannata maksaa siitäkään, että saa “onnellisen kirjanpitäjän toimia”.

Mutta jos et ole se maailman yksinkertaisin asiakas, niin mitä uhraat valitsemalla sen alan halvimman.

Edullisessa tilitoimistossa verovirheet ovat tyypillisiä

Kaikista isoin asia, minkä menetät halvimman tilitoimiston kanssa on luottamuksesi siihen, että veroasiasi ovat kunnossa. Karmea totuus kirjanpidon laadusta paljastuu usein vasta verotarkastuksessa.

Usein yrittäjät tuuduttautuvat siihen, että kaikki verovirheet voi laittaa tilitoimiston piikkiin. “Onhan heillä vakuutus”. Halvin tilitoimisto ei välttämättä ole halukas korvaamaan, vakuutuksista on joskus jopa tingitty ja usein todellisuudessa verovirhe ei välttämättä kuulu tilitoimiston vastuun sisälle. Yleisissä sopimusehdoissa on Taloushallintoliitonkin mallissa merkittäviä vastuunrajauksia ja vahingon enimmäismäärää on rajattu usein merkittävästi.

Monet asiat ovat yksinkertaisesti niin tulkinnanvaraisia, että halpa tilitoimisto voi lakaista ne vastuunrajoituksensa piiriin. Esimerkiksi yritys voi tehdä vuosikausia matkalaskuja puutteellisin tiedoin ja hoitaa ohjelmistolla niiden maksatuksen. Ammattimainen tilitoimisto proaktiivisesti opastaa tekemään oikeat merkinnät, kuten dokumentoimaan matkojen liiketoiminnallisen tarkoituksen. Halpa tilitoimisto kieltäytyy veronkorotuksen jälkeen ottamaan vastuuta, koska asiakas on itse tehnyt matkalaskunsa.

Vero-optimointi loistaa poissaolollaan

Kolikon kääntöpuolella eli virheiden jälkeen ovat kaikki ne verohyödyt, jotka asiakas olisi voinut saada toimimalla toisin. Yksinkertaisemmillaan tämä on tiettyjen etujen kuten verottoman kulttuuri- ja liikuntaedun hyödyntämistä tai vaikkapa vuokralla asuvan yksinyrittäjän kanssa pallottelua siitä, oliko verotuksellisesti optimaalista, että hän ottaisi asuntoedun.

Yksittäisen ratkaisun kautta tuleva verohyöty on joskus jopa suurempi kuin “kalliin” tilitoimiston vuosikustannus. Halvan tilitoimiston kohdalla nämä hyödyt jäävät saamatta, koska he tekevät vain kirjanpidon – jos aina sitäkään.

Huonosti tehty kirjanpito on taattu

Kirjanpidon ensisijainen tehtävä on tuottaa tietoa omistajille ja rahoittajille. Halvasti tehty kirjanpito täyttää joskus tietyt lakisääteiset minimivaatimukset, mutte tuota tietoa kenellekään.

Kirjanpito ei ole niin yksinkertaista kuin se maallikon näkökulmasta joskus tuntuu. Luodakseen tietoa on kirjanpidossa jokaisen yrityksen kohdalla tehtävä jonkinlaista minimitason suunnittelu, tilikarttapohjan yrityskohtainen muokkaaminen ja sen jälkeen noudattaa johdonmukaisesti tehtyjä ratkaisuja.

Hyvä happotesti sille, onko kirjanpito tehty hyvin vai huonosti on etsiä tuloslaskelmalta tili 4000. Jos sen nimi on “Ostot 1”, niin kannattaa huolestua. Tällöin pienintäkään ajatusta kirjanpidon suunnittelulle ei ole annettu. Se on suomalaisen perustilikartan tili, joka tulisi vakio-ohjeistuksen mukaan nimetä asiakkaan liiketoiminnan mukaan kuvaamaan juuri tämän yrityksen tyypillisiä ostoja. Sama logiikka pätee sitä seuraaviin tileihin Ostot 2; Ostot 3; jne.

Tyypillisesti tiliöinnit ovat myös miten sattuu, joten informaatioarvo on nolla.

Tilitoimiston vaihtaminen – valitako halpa vai hyvä?

Kuten muissakin asiantuntijapalveluissa niin myös tilitoimistopalveluissa joutuu tekemään hinta-laatusuhteen tasapainoilua. Laskentatoimen asiantuntijapalveluissa kuten kirjanpidossa virheet heijastuvat verotukseen. On yrityksiä, jotka ovat kaatuneet lopulta konkurssiin kirjanpitäjiensä mokien takia.

Jokainen valitsee omat riskinsä.

Halvalla on mahdollista saada OK ratkaisu, jos toiminta on kirjanpidollisesti ja verotuksellisesti erittäin yksinkertaista. Kuitenkin jos olet esimerkiksi perustajaurakoitsija tai marginaaliverovelvollinen, niin halvimman tilitoimiston valitseminen on kuin valitsisi kirjekurssin käyneen aivokirurgin, joka palvelee kahvilan takahuoneessa.

Jos et halua ottaa mielettömiä veroriskejä, niin valitse hyvä tilitoimisto.

Taloushotelli on esimerkiksi viiden tähden tilitoimisto. Jokainen tietää, ettei viiden tähden hotelli ole se halvin vaihtoehto, mutta viiden tähden hotellista saat myös laadukasta palvelua. Jos motellitasoinen kirjanpito riittää, niin Taloushotelli ei ole tällöin se oikea vaihtoehto.

Jos kuitenkin haluat minimoida veroriskisi, saada kaikki verohyödyt mitkä sinulle kuuluvat, tietoa yrityksesi taloudesta niin laadukkainen BI-raporttien kuin talousjohtajasi kanssa käymien palaverien muodossa, niin tällöin Taloushotellin palvelut ovat se oikea vaihtoehto.

Taloushotellissa kirjanpito on vain palvelujen yksi peruspalikka osana laajempaa laskentatoimen palveluiden kakkua BI-analytiikasta budjetointiin, kassavirran ennustamiseen sekä esimerkiksi johdon palkan ja osingon väliseen optimointiin.

Ja muuten – tämä ei tarkoita, että olemme markkinoiden kallein vaihtoehto.

Me olemme nimittäin se tilitoimisto, joka pitää kustannukset kurissa mahdollisimman tehokkailla prosesseilla ja hyödyntämällä automaatiota maksimaalisesti. Se tarkoittaa sitä, että voimme tarjota laadukkaita palveluja ilman, että hinnat ovat pilvissä, vaikka ovatkin vähintään keskitasoa.

Tehokkaista prosesseista hyödyt myös sinä. Saat parempaa toimintavarmuutta ja joudut käyttämään vähemmän omaa aikaasi siihen, että kirjanpito ja muut talousseurantaan kuuluvat asiat saadaan ajallaan hoidettua.

Kiinteän hinnan kautta tiedät myös aina, miltä laskusi tulee näyttämään, eikä kertatöitä Taloushotellin laskulle ilmesty yllättäen. Löydät hintamme julkisesta hinnastostamme.

LinkedIn
Facebook
Twitter
WhatsApp
Email

Haluat tilitoimistoltasi verosäästöjä

Samaa mieltä?
Täytä lomake ja testaa meitä. Lupaamme keskustelussa 500–1000 euron edestä verovinkkejä.

PS: Ei sovi yrittäjille, jotka ovat iloisia veronmaksajia