Koska raha ei täytä lahjan laatuvaatimusta. Silloin ongelma ei ole 100 euron määrärajan ylitys vaan se, ettei verovapaata tavara- tai palvelulahjaa ole annettu lainkaan. Koko 50 euroa on palkkaa. Sama koskee rahaan rinnastuvaa vapaasti käytettävää lahjakorttia.

Et verovapaana lahjasaldona. Vuosiraja koskee kyseisenä vuonna saatujen vähäisten lahjojen yhteismäärää. Lahjan antamatta jättäminen ei synnytä työntekijälle myöhemmin nostettavaa verovapaata saatavaa. Myös merkkipäivien lahjojen kerryttämistä yhdeksi myöhemmäksi ostovoimapotiksi arvioidaan erikseen, eikä sitä pidä rakentaa verovapaan lahjan varaan.

Verohallinnon ohjeessa 65-vuotispäivää ei pidetä sellaisenaan tavanomaisena merkkipäivänä. Eläkkeelle siirtyminen on kuitenkin oma hyväksyttävä perusteensa. Tavallinen työpaikan vaihto ei sekään automaattisesti oikeuta suureen merkkipäivälahjaan; pieni läksiäismuistaminen voi täyttää vähäisen muun lahjan ehdot. Vähintään kymmenen vuoden palveluun liittyvästä merkkipäivästä ei pidä johtaa vapaata oikeutta suuriin lahjoihin joka viides vuosi tai mistä tahansa työsuhteen vuosipäivästä.

Voi, kun työnantajan merkkipäivä ja muistaminen ovat tavanomaisia ja kohtuullisia. Koko henkilöstölle annettavien lahjojen arvon pitää olla sama. Taso on alempi kuin työntekijän henkilökohtaisena merkkipäivänä annettavassa lahjassa, ja yhtiön ikä vaikuttaa arvioon. Tähän ei ole yleistä Verohallinnon vahvistamaa neljän päivän palkkarajaa. Yhtiön syntymäpäivälahjaa ei siten lasketa automaattisesti kunkin henkilön omasta palkasta.

Työnantaja voi lahjoittaa muuten verovapaaseen merkkipäivälahjaan varaamansa määrän yleishyödylliseen tarkoitukseen ilman työntekijän palkkatuloa, kun työntekijä ei saa henkilökohtaista etua. Työntekijän ehdottama kohde ei yksin estä tätä. Oman lapsen harrastusmaksun tai muun henkilökohtaisen velvoitteen kattaminen on eri asia. Työnantajan lahjoituksen vähennyskelpoisuus ratkaistaan erikseen: työntekijän verovapaus ei tee lahjoituksesta automaattisesti yritykselle vähennettävää.

Työntekijän täysin vapaasti valitseman oman ostoksen korvaaminen ei ole työnantajan valitsema verovapaa lahja. Turvallisempi järjestely on päättää lahja tai rajattu lahjavalikoima etukäteen ja ostaa lahja työnantajan järjestämänä. Työntekijän mielipidettä saa kysyä: ratkaisevaa on, ettei lahja ole tosiasiassa vapaasti käytettävä henkilökohtainen kulutusbudjetti.

Työnantajan valitsema tavanomainen ja kohtuullinen merkkipäivälahjamatka voi sisältää myös puolison matkan. Kohtuullisuutta arvioidaan silloin koko lahjan eli molempien kustannusten yhteisarvosta. Tämä ei tee vapaasti käytettävästä matkatoimiston lahjakortista verovapaata eikä anna kahta erillistä merkkipäivälahjabudjettia. Matkalahja, työmatka ja koulutusmatka pitää pitää eri asioina.

Omistaja jäävää itsensä oman lahjansa käsittelystä. Tilalle osallistuu asianmukaisesti valittu, kelpoinen ja tässä asiassa esteetön varajäsen. Tarkistetaan hallituksen päätösvaltaisuus ja yhtiöjärjestys. Osakeyhtiölain 6 luvun 2–4, 6 ja 8 § säätelevät toimivaltaa, päätöksentekoa, esteellisyyttä, pöytäkirjaa ja varajäsentä. Varajäsen tarvitaan lain mukaan alle kolmen jäsenen hallituksessa; yksi omistaja ei itsessään tarkoita yhden jäsenen hallitusta.

Ennen ostoa kirjataan merkkipäivä, lahjan henkilöstöperuste, yhteinen lahjakäytäntö, kohtuullinen arvo, omistajan jääväys sekä päätöksen tekijä. Varajäsen päättää antamisesta ja lahjan tai aidosti rajattujen lahjavaihtoehtojen valinnasta yhtiön puolesta. Lahjan saaja ei saa tosiasiassa sanella vapaasti omaa ostostaan. Päätös, hankinta ja luovutus dokumentoidaan niiden todellisen kulun mukaisesti.

Taloushotellin suositus on aito menettely ja avoin perustelu. Pelkkä nimi pöytäkirjassa ei tee omasta ostoksesta toisen valitsemaa lahjaa. Kohtuullisuutta ei myöskään rakenneta osingoista, YEL-työtulosta tai keksitystä palkasta. Muodollisesti oikean päätöksen lisäksi lahjan sisällön ja arvon pitää kestää arviointi.

Muidenkin työntekijöiden yhtiössä omistajan lahjaa arvioidaan aidon ja yhteisen henkilöstökäytännön mukaan. Omistajuus ei oikeuta erityiseen lahjabudjettiin. Jos rahapalkkaa ei nosteta, vertailu muiden työntekijöiden lahjoihin on tärkeä. Toiminimiyrittäjä taas ei ole itsensä työnantaja: edellä esitetty osakeyhtiön erillisyyteen perustuva kannanotto ei tee hänen omasta syntymäpäiväostoksestaan verovapaata henkilöstölahjaa.

Ei. Henkilökohtaisia merkkipäiviä syntyy eri päivinä ja eri vuosina. Kaikille samassa tilanteessa oleville pitää soveltaa samaa etukäteen määriteltyä käytäntöä. Joululahja on luonteeltaan koko henkilökunnan muistaminen. Älä rajaa lahjaa suosikkityöntekijöille tai anna omistajalle erillistä juhlakalenteria, jos haluat käyttää kollektiivisen henkilökuntaedun verovapautta.

Jos tavara on hankittu vähennykseen oikeuttavaan liiketoimintaan ja se luovutetaan vastikkeetta työntekijän yksityiskäyttöön, selvitä tavaran oman käytön ALV. Aiempi vähennysoikeus ja myöhempi yksityinen luovutus muodostavat eri vaiheet. Tuloveron henkilöstömenoa, lahjan käypää arvoa työntekijälle ja oman käytön ALV:n veron perustetta ei saa automaattisesti laskea samasta luvusta. Tavanomaisten mainoslahjojen poikkeusta ei voi siirtää henkilöstön yksityislahjoihin pelkällä logotarralla.

Ei automaattisesti. Asianmukaisesti käsitelty työhön perustuva palkka tai henkilöstömeno on yleensä yhtiölle vähennettävä. Työntekijän veronalaisuus ja yhtiön tuloverovähennys ovat eri kysymyksiä. Yksinomaan osakkuuden vuoksi maksettu yksityismeno voi sen sijaan johtaa peitellyn osingon arvioon. Siksi virhettä ei ratkaista väittämällä jokaista lahjaa sekä palkaksi että vähennyskelvottomaksi omistajamenoksi.

Ei. Asiakkaan mainoslahja, edustuslahja ja työstä maksettava vastike arvioidaan eri säännöillä. Asiakaslahjoihin ei sovelleta henkilöstön 100 euron vuosirajaa eikä työntekijän 1–2 viikon palkkavertailua. Aitoon edustukseen liittyvässä lahjassa tuloverovähennys ja ALV poikkeavat mainoslahjasta. Lue erillinen edustus- ja markkinointiohje ennen kuin siirrät saman ostoskorin asiakkaiden nimille.

Tulolaji valitaan suorituksen todellisen luonteen perusteella. Kollektiivinen, muuna kuin rahana annettu veronalainen henkilökuntaetu voidaan ilmoittaa tulolajilla 315 Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu. Rahalahjaa tai työstä ansaittua palkkiota ei ilmoiteta tähän vain lahja-nimen vuoksi. Sosiaalivakuutusmaksut ratkaistaan erikseen: esimerkiksi kollektiivisen veronalaisen henkilökuntaedun vakuuttaminen voi poiketa työstä maksetusta bonuksesta. Tarkista tulolajin vakuuttamistiedot eikä vain veronalaisuuden ruksia.

Rahasuorituksen tavallinen ilmoitusaika on viisi kalenteripäivää maksusta. Pelkästään muuna kuin rahana annettujen etujen ilmoittamisessa käytetään tulorekisterin erityistä määräaikaa, pääsääntöisesti edun saamiskuukautta seuraavan kuukauden viidettä päivää. Ennakonpidätyksen toimittamiseen tarvitaan rahapalkkaa: olematonta pidätystä ei ilmoiteta tehdyksi. Palkanlaskenta selvittää oikean ajankohdan, tulolajin ja pidätyksen ennen ilmoitusta.

Toimita kirjanpitoon ja palkanlaskentaan lahjan todellinen sisältö, saaja, antamispäivä, arvo ja alkuperäinen päätös. Selvitä, puuttuuko koko verovapauden peruste vai ylittyykö vain kohtuullinen määrä. Korjaa tarvittaessa palkkatieto ja ALV niiden oikealle kaudelle. Jälkikäteen laadittu muistio saa kuvata todelliset tapahtumat, mutta sillä ei keksitä työnantajan ennakkovalintaa tai muuteta yleiskortin käyttöehtoja toisiksi.