Kun työnantaja muistaa lahjalla…

Kuvittelepa seuraavaa: Pomo saapuu toimistoon siipiään räpistelevän pinkin flamingon kanssa ja ilmoittaa: ”Onnea, Juha! Tämä on sinulle!” Siinäpä vasta aloitus työpäivälle. Lahjat työpaikalla voivat vaihdella elävistä flamingoista perinteisiin lahjakortteihin kylpylähotelli Flamingoon, mutta yksi asia pysyy samana – verottajan kiinnostus näihin ”muistamisiin”.

Miten verotus suhtautuu, kun työnantaja päättää palkita työntekijänsä viikonloppuristeilyllä? Entä jos työsuorituksen johdosta jaetaan kultainen kello? Tai kenties firman vuosijuhlassa kaikki saavat yllätyslahjaksi uuden älypuhelimen?

Näissä tilanteissa verottajan silmät alkavat kilkattaa kuin peliautomaatin rullat – onko kyseessä verovapaa muistaminen vai veronalainen etu? Tässä artikkelissa sukellamme syvälle työntekijälle annettujen lahjojen verotuksen ihmeelliseen maailmaan ja vastaamme kysymyksiin, jotka saattavat askarruttaa niin työnantajaa kuin työntekijääkin. Valmistaudu siis matkalle, jossa selvitetään, milloin työnantajan antama lahja on kuin miellyttävä yllätys ja milloin se muuttuu verottajan juhla-ateriaksi.

Lahjat työntekijälle ja verotus: yleiskatsaus

Työpaikan lahjat, ne ovat kuin työelämän mausteet – niitä ripotellaan silloin tällöin tuomaan iloa ja yllätyksen ilmettä. Mutta, kuten jokainen kokki tietää, mausteiden kanssa pitää olla tarkkana. Liikaa suolaa ja koko ruoka menee pilalle – tai tässä tapauksessa, liian arvokas lahja ja verottaja kiittää.

Lahja on kuin työnantajan antama ylimääräinen herkkupala. Ne ovat jotain ekstraa, kuten alennuksia, virkistystoimintaa tai vaikka spa-loma. Verottajan näkökulmasta nämä herkut jaetaan kahteen laariin: veronalaiset ja verovapaat edut. Verovapaat edut ovat kuin työnantajan tarjoamaa ilmaista karkkia, josta ei tarvitse maksaa veroa, kun taas veronalaiset ovat kuin maksettavat herkut, jotka lisätään työntekijän verotettavaan tuloon – eli luetaan palkaksi.

Kun puhutaan verovapaista lahjoista, niin niitä yhdistää kollektiivisuuden periaatteet. Ne ovat yleisiä, kaikille tarjottuja etuja, kuten tyhy-palkinnot tai kohtuulliset merkkipäivälahjat. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki lahjat olisivat verovapaita. Kuten kaikessa verotuksessa, myös tässä on omat sääntönsä ja poikkeuksensa, jotka kannattaa tuntea, ettei päädy maksamaan ylimääräisiä veroja tai aiheuttamaan päänvaivaa työntekijöille.

Seuraavaksi sukellamme syvemmälle näihin herkkupalojen ja verotuksen monimutkaisiin sääntöihin ja selvitetään, milloin työnantajan antama lahja on makea yllätys ilman veroseuraamuksia ja milloin se on verottajan herkkupala.

Veronalaiset ja verovapaat lahjat

Verovapaiden lahjojen yleiset perusteet

Verovapaiden lahjojen maailmassa on muutama kultainen sääntö, jotka on hyvä pitää mielessä. Verohallinnon ohjeiden mukaan, jotta lahja katsotaan verovapaaksi, sen tulee yleensä olla tavanomainen ja kohtuullinen. Muista seuraavat:

✔️ Lahjan arvon tulee pysyä maltillisena – joissakin tilanteissa on selkeät maksimaaliset euromääräiset rajat, osassa työnantaja joutuu arvioimaan kohtuullisuuden rajan itse

✔️ Lahjan antamisen kyseisessä tilanteessa tulee olla osa työnantajan yleistä henkilöstöpolitiikkaa

✔️ Lahjojen ei tulisi olla rahaa tai olla sisällöltään työntekijän täysin vapaasti valittavissa – harmaa vyöhyke kuitenkin löytyy valinnanvapauden ja lahjakorttien suhteen

➡️ Yksiselitteistä sääntöä verovapaalle lahjalle ei ole vaan työnantajan tulee tuntea säännökset ennen lahjan antamista

Verovapaat ja veronalaiset lahjat

Kun puhutaan lahjoista, verotuksen näkökulmasta on tärkeää erottaa verovapaat ja veronalaiset lahjat toisistaan. Tässä yhdistetyssä tarkastelussa käydään läpi sekä verovapaita että veronalaisia lahjoja antaen konkreettisia esimerkkejä kummastakin.

LAHJOJA JOS JONKINLAISIA

1: Lahjan verottomuuden ehdot työntekijän merkkipäivinä

KAIKKIEN EHTOJEN TULEE TÄYTTYÄ!

1️⃣ Merkkipäivälahjan pitää perustua käytäntöön, joka on kollektiivisesti sama koko henkilökunnalle.

2️⃣ Saa olla maksimissaan työntekijän 1-2 viikon bruttopalkkaa vastaava sisältäen alvin (ei selkeää ohjetta siitä, milloin max. 1 viikkoa ja milloin max 2. Yleisrajana on kuitenkin ”kohtuullisuus”, joten toimitusjohtajan 15.000 euron palkka ei oikeuta 7.500 euron arvoiseen lahjaan hänen kohdallaan – maalaisjärkeä käytettävä.)

3️⃣ Ei saa olla täysin vapaasti työntekijän valittavissa, mutta työntekijä voi valita työnantajan osoittamasta valikoimasta. Huom! Yhden hengen osakeyhtiöissä Verohallinto on linjannut, ettei omistajayrittäjä voi antaa yrityksestä itselleen merkkipäivälahjaa, koska se on vapaasti valittavissa. Lue kuitenkin koko teksti, niin spekuloin lopussa mahdollisella porsaanreiällä.

4️⃣ Lahjakortit OK, jos ne on nimetty työntekijälle, niitä ei voi muuttaa rahaksi ja ovat riittävän yksilöityjä tietyn tuotteen tai palvelun ostamiseen (lahjakortit ovat iso harmaa vyöhyke, jonka verottaja varmasti pöyhii verotarkastuksessa – ole varovainen)

2: Verottomuuden ehdot esimerkiksi jouluna annetuille lahjakorteille

KAIKKIEN EHTOJEN TULEE TÄYTTYÄ!

1️⃣ Lahja annetaan koko henkilökunnalle.

2️⃣ Lahjakortin arvo on enintään 100 euroa VUODESSA (kaikki lahjat yhteensä).

3️⃣ Lahjakortti on henkilökohtainen eli nimetylle työntekijälle annettu.

Työnantaja on rajannut lahjakortin käyttökohteen tietystä paikasta hankittavaan esineeseen tai palveluun eikä lahjakortilla voi hankkia muuta. Lahjakortti voi oikeuttaa valitsemaan tuotteen tai palvelun useiden samanlaisten tuotteiden tai palveluiden joukosta taikka tuotteen tai palvelun useiden erilaisten tuotteiden tai palveluiden joukosta.

4️⃣ Lahjakorttia ei voi muuttaa rahaksi.

3: Ehdot verottomille lahjoille työnantajan merkkipäivänä

KAIKKIEN EHTOJEN TULEE TÄYTTYÄ!

1️⃣ Merkkipäivä liittyy lahjan antavan yrityksen ikään (ei esimerkiksi kasvuun tai menestykseen).

2️⃣ Lahja on arvoltaan pienempi kuin työntekijän merkkipäivälahja (joka saa olla max 1-2 viikon bruttopalkkaa vastaava | KHO 1986-II-586) – 100-vuotislahja voi olla arvokkaampi kuin 10-vuotislahja.

3️⃣ Annettavan lahjan arvo on sama koko henkilökunnalle.

4️⃣ Lahja annetaan koko henkilökunnalle.

➡️ Koska lahja on annettava koko henkilökunnalle samanarvoisena ja alle siten kaikkien työntekijöiden alle viikon bruttopalkkaa vastaavana, niin pienipalkkaisimman työntekijän neljän päivän palkkaa voitaneen pitää 100-vuotisjuhlien maksimaalisena haamurajana. 1-2 päivän palkka lienee muutoin turvallinen raja. Oikeuskäytäntöä on kuitenkin vähän, joten ole varovainen.

Helppoa, eikö? 🤗

…ai ei ole? No, joko opettelet nämä perusteet tai annat lahjan työntekijän sijaan verottajalle – valinta on sinun.

Verovapaat ja veronalaiset palkinnot

Palkinnot ovat eräänlainen lahjojen muoto ja ne voivat olla joko verovapaita tai veronalaisia.

Verohallinnon ohjeiden mukaan palkinnot, jotka myönnetään työsuorituksen perusteella, kuten vuoden työntekijän palkinto, ovat usein veronalaisia, koska ne katsotaan palkaksi tehdystä työstä. Toisaalta, jos palkinto on pieni ja annetaan esimerkiksi työyhteisön sisäisessä tapahtumassa ilman suoraa yhteyttä työsuoritukseen, se voi olla verovapaa. Tällaisen esinepalkinnon arvo saa olla maksimissaan 100 euroa sisältäen arvonlisäveron.

Lahjojen ja palkintojen arvonlisävero

Lahjat ja palkinnot tulevat aina yksityiskulutukseen, joten lahjojen arvonlisävero on aina vähennyskelvoton, vaikka lahja olisikin työntekijän verotuksessa verovapaa.

➡️ ÄLÄ IKINÄ VÄHENNÄ LAHJOISTA ARVONLISÄVEROA!

Erityistapaukset: lahjana annettavat henkilökuntaedut, lomapäivät ja muut kikkailut

Lahjaksi saadut luontoisedut ovat kuin työelämän jokerikortteja – ne voivat olla yhtä aikaa sekä palkitsevia että verotuksellisesti hämmentäviä.

Henkilökuntaetu vai palkka

Varsinkin pienissä 1-2 hengen yrityksissä törmää kaikenlaisiin yrittäjän neronleimauksiin: ”mitä jos annetaankin vuosibonus verottomasti kulttuuri- ja liikuntaseteleinä”? 🤔

Kollektiivisuus voi näennäisesti toteutua antamalla koko henkilökunnalle tietyn luontois- tai muun henkilökuntaedun rahapalkan sijaan – esimerkiksi korvaamalla sovitun tulospalkkion verottomalla edulla. Verottajan linja on kuitenkin erittäin nyrpeä, eikä tällainen ole ikinä OK vaan aina veronalaista palkkaa. Kiinni siitä ei pienessä yrityksessä helposti jää, jos ei joku sitä verotarkastuksessa ääneen möläytä, mutta virallisesti näin ei voi toimia.

Pitääkö ylimääräistä vapaa-aikaa verottaa?

On nykyään kohtalaisen yleinen tapa palkita työntekijöitä esine- tai rahalahjan sijaan ylimääräisellä vapaa-ajalla. Taloushotellilta joskus udellaan, onko tässä jotain verotuksellista huomioitavaa.

Sandaalit jalkaan vetänyt palkansaaja voi kuitenkin huokaista helpotuksesta ja laukata huolettomana lomalaitumelle, koska lisäveroa ei lisävapaista tule. Lomapäivien antaminen lahjana onkin siis verosuunnittelun näkökulmasta varsin oiva lahja!

Rajatapaukset

🎓 Koulutukset ja kurssit voivat olla mielenkiintoinen lahja. Työnantajan tarjoamat, työhön liittyvät koulutukset ovat usein verovapaita – mikäli ne tapahtuvat työnantajan intressissä eli liittyvät jotenkin työntekijän työtehtäviin. Verovapautta ei automaattisesti saastuta se, jos työntekijä saa kymmenen koulutuspäivää palkintona kehitystavoitteiden saavuttamisesta tai vaikkapa kihlajaislahjana.

💴 Henkilökunta-alennukset ovat kollektiivisina OK ja tavanomaista ja kohtuullista alennusta omista tuotteista ja palveluista ei katsota tavallisesti veronalaiseksi tuloksi. Etuudella leikkiminen menee verotuksen harmaalle vyöhykkeelle, mutta jos henkilökunnalla on aito kiinnostus tuotteisiin, niin alennuksen määrää nostamalla kollektiivisesti (kohtuullisuuden rajat muistaen) voidaan rikkoa esimerkiksi 100 euron arvoisen lahjan haamurajoja. Toki yhdelle henkilölle kohdennettu tavanomaista suurempi alennus katsotaan selvästi palkaksi.

🙅‍♂️ Yksinyrittäjät osakeyhtiössä ovat lähtökohtaisesti oikeutettuja samoihin henkilökuntaetuihin kuin isommankin yrityksen henkilökunta, mutta yhtälöä hiukan häiritsee yhden hengen yhtiöissä se, ettei lahjoja saa itse valita. Merkkipäivälahjasta tulee siis aina verollista palkkaa ja peiteltyä osinkoa, jos omistajayrittäjä valitsee sen itselleen. Yhden miehen henkilökunnan virkistystilaisuuden pubitikkakilpailun voittaja siten tuskin voi kuvitella sadan euron arvoisen esinepalkintonsa olevan tavanomaisuuden nimissä verovapaa.

Mainittakoon kuitenkin, että yhden hengenkin yhtiöissä on aina hallituksen varajäsen. Tämä tuo verotukseen mahdollisen porsaanreiän, jolla omistajayrittäjäkin saattaa saada merkkipäivälahjan verovapaasti. Hallituksen pöytäkirjalla yrittäjä valtuuttaa hallituksen varajäsenen valitsemaan itselleen lahjan Verohallinnon ohjeita noudattaen. Verottajan on toki todellisuudessa vaikea todeta, kuka lahjan on valinnut oikeasti, mutta muotoseikat täyttyvät näin. En ole kuitenkaan testannut tätä ideaa käytännössä, mutta jos tulet Taloushotelliin asiakkaaksi ja kysymys on sinulle relevantti, niin tarjoan sinulle lukijana tarjousluonteisesti, että haetaan sinulle tätä ideaa vasten Taloushotellin kustantamana maksullinen ja verottajaa sitova ennakkoratkaisu.

Nämä erityistapaukset ovat kuin työelämän mausteet – niiden oikeaoppinen käyttö vaatii taitoa ja tarkkuutta. Niiden verotuksen ymmärtäminen auttaa varmistamaan, ettei kukaan päädy maksumieheksi yllättävissä tilanteissa.

Työnantajan muistilista

Verotuksen viidakossa lahjojen ja henkilökuntaetujen kanssa navigointi voi olla yhtä seikkailua. Tässä muistilista, joka auttaa työnantajaa välttämään karikot ja pitämään työntekijät tyytyväisinä:

Muistilista

✔️ Muista kollektiivisuus: samojen periaatteiden pitää lähtökohtaisesti koskea koko henkilökuntaa (liiketoiminnallisesti perustellusta syystä kollektiivisuus voi tarkoittaa muutakin kuin koko henkilökuntaa, mutta varsinkin lahjoissa mennään harmaan vyöhykkeen tummemmille laitamille, jos ei koske kaikkia.)

✔️Kommunikoi työntekijöille: verovapaiden lahjojen pitää ensisijaisesti perustua käytäntöön, joten henkilökunnan on hyvä tuntea käytäntö. Selkeä viestintä lisäksi vähentää väärinkäsityksiä ja parantaa työtyytyväisyyttä, kun käytäntö ei perustu käytävähuhuihin hyvävelikerhosta.

✔️Tarkista lahjan maksimiarvo ennen hankintaa: pidä lahjojen arvo kohtuullisena. Jos arvo ylittää tietyt rajat, ne voivat mennä verolle. Raja-arvo riippuu pitkälti tilanteesta, johon löydät tarkempaa ohjeistusta tästä artikkelista.

✔️Ei rahaa lahjaksi: muista, että rahalahjat ovat aina veronalaista palkkaa.

✔️Ole tietoinen työnantajan velvoitteista: älä tee valistuneita veikkauksia siitä, onko lahja veronalainen vai ei. Veronalaisesta lahjasta on tehtävä ennakonpidätys ja tulorekisteri-ilmoitus. Väärästä tulkinnasta tulee ikäviä seuraksia niin sinulle kuin työntekijällesi.

✔️Seuraa muuttuvia sääntöjä: Verotus voi muuttua, joten pidä silmällä lainsäädännön päivityksiä.

✔️Varmista, että tilitoimistosi osaa ja ymmärtää lahjojen verotuksen käytännöt: tee pistokoe kirjanpitäjäsi lahjatietoudesta ja jos ei tule täysiä pisteitä, niin harkitse Taloushotellin viiden tähden tilitoimistopalveluja.

✔️Pyydä tarvittaessa Verohallinnosta maksullinen ennakkoratkaisu: arvailu ei kannata, joten jos lahjakäytäntöinnovaatiosi on verotuksen harmaalla vyöhykkeellä, niin pyydä ennakkoratkaisu siitä, tuleeko lahjasta maksaa ennakonpidätys. Tämä sitoo verottajaa ja hinta on verrattain huokea: 2023 ennakkoratkaisun sai 145 eurolla.

Näillä ohjeilla varmistat, että lahjasi tuovat iloa ilman veroyllätyksiä!

Mitä jos lahja menikin verolle?

Joskus työnantajan hyväntahtoisesti antama lahja yllättääkin astuessaan verottajan valokeilaan. Tässä käymme läpi, mitä voi tehdä, jos verottomaksi tarkoitettu lahja päätyykin verolle.

Työnantajan toimintasuunnitelma

✔️ Selvitä ja kerro: selvitä avoimesti syitä verotuspäätöksen taustalla ja kommunikoi ne selkeästi työntekijöille. Älä selittele ja myönnä avoimesti virheesi työnantajana. Älä vähättele työntekijöiden pettymystä.

✔️ Korjaa kurssi: tarkista lahjojen antamisen käytännöt ja tee tarvittavat muutokset tulevaisuutta varten.

✔️ Harkitse kompensaatiota: jos mahdollista, harkitse kompensointia työntekijöille aiheutuneesta ylimääräisestä verotaakasta. Muista huomioida kertautuva verotus (he maksavat veroa myös maksamastasi kompensaatiosta).

Työntekijän näkökulma

✔️ Kysy ja ymmärrä: Ota selvää, miksi lahja on verotettu ja mitä se tarkoittaa sinulle.

✔️ Neuvottele kompensaatiosta: Jos koet, että lahjan verotus vaikuttaa epäreilulta, keskustele asiallisesti korvauksesta työnantajan kanssa. Älä raivoa vaan kerro rauhallisesti kantasi.

✔️ Varaudu: käytä tilaisuutta oppiaksesi lisää lahjojen verotuksesta, jotta osaat varautua vastaavaan tilanteeseen tulevaisuudessa. Työnantajasi voi antaa sinulle puolihuolimattomasti lahjan miettimättä veroseuraamuksia. Verotarkastaja vie sen kuitenkin aina tilaisuuden tullen käsistäsi.

Tässä kohtaa on tärkeää muistaa, että sekä työnantajan että työntekijän on hyvä olla perillä lahjojen verotukseen liittyvistä säännöistä. Kommunikaatio ja yhteistyö auttavat selättämään yllättävät verokoukerot.

Yhteenveto ja käytännön vinkkejä

Lahjojen ja etujen verotus voi olla työelämän soppa, jossa on monta maustetta. Muistetaan, että vaikka ajatus on tärkein, verottaja katsoo aina myös lahjahevosen suuhun.

Tässä vielä napakka yhteenveto ja muutama käytännön vinkki:

✔️Pidä se pienimuotoisena: vähäarvoiset lahjat kollektiivisin perustein – kuten kukat tai muutaman kympin joululahjat – ovat (yleensä) turvallisella maaperällä verotuksen suhteen.

✔️Tarkista kahdesti: ennen kuin päätät antaa isomman lahjan työntekijälle, tarkista Verohallinnon ohjeet ja selvitä verotuskäytäntö tarkkaan – ohjeista opit vähintään välttämään isoimmat ja selkeimmät mokat.

✔️Kommunikoi selkeästi ja dokumentoi: kerro työntekijöille lahjakäytännöt ja miten ne verotetaan, jotta vältetään yllätykset ja harmit. Dokumentoi tarkkaan lahjoihin liittyvät periaatteesi.

✔️Ole valmis mukautumaan: Verotussäännöt elävät ja muuttuvat, joten pidä silmällä uusia ohjeita.

➕ Valitse Taloushotelli tilitoimistoksesi: tarjoamme proaktiivisesti neuvoja siitä, miten sinä ja henkilökuntasi selviätte Suomen veroviidakosta mahdollisimman pienin veroin ja suuremmin lahjoin.

Kuten kaikessa verotuksessa, myös lahjojen ja etujen kanssa on tärkeää pysyä ajan tasalla ja käyttää tervejärkistä harkintaa. Lopulta lahjan antaminen ja saaminen työpaikalla on iloinen tapahtuma – kunhan muistetaan pitää verottaja tyytyväisenä!

LÄHTEET: Lahjat henkilökuntaetuna | Syventävä vero-ohje