TEHOKKUUS

KUN HALUAT JOSKUS LOMAILLA ILMAN HUOLTA HUOMISESTA

TUNTUUKO TÄLTÄ?

FIRMA ON MINUSTA RIIPPUVAINEN. EN VOI PITÄÄ EDES YHTÄ VIIKKOA LOMAA...

➜ Kun et ole paikalla, kukaan ei oikeasti tiedä, mitä pitäisi tehdä – ja se paljastaa kivuliaasti, kuka yrityksen todellinen pullonkaula on.
 
➜ Tehtävät, deadlinet ja vastuut elävät sähköposteissa, chatteissa ja ihmisten päissä, kunnes jokin unohtuu – ja sinä kannat häpeän asiakkaan suuntaan.
 
➜ Jokainen työntekijä keksii omat listansa, omat rutiininsa ja omat tiedostonsa, eikä kenelläkään ole kokonaiskuvaa siitä, mitä firmassa oikeasti tehdään.
 
➜ Lomalle lähtö tuntuu uhkapeliltä: mietit etukäteen, kuinka paljon vahinkoa ehtii syntyä, kun et ole itse sammuttamassa tulipaloja ja vastaamassa “nopeisiin kysymyksiin”.
 

MITÄ JOS TEKISIT ITSESTÄSI TARPEETTOMAN

HALUATKO SAMAAN KUIN PAHIN KILPAILIJASI , JOLLA ON JO CFO...

Pahin kilpailijasi ei johda yritystään sähköpostin saapuneet-kansiosta.
 
Hänellä on selkeä systeemi, jonka ansiosta kaikki tietävät mitä seuraavaksi tehdään – ja firma pyörii, vaikka hän olisi kuukauden reissussa.
Kilpailijallasi on toiminnanohjaus, joten hän voi lomailla
Hän voi olla poissa ilman että mikään pysähtyy.

Tehtävät, vastuut ja toistuvat rutiinit ovat järjestelmässä, eivät yksittäisten ihmisten päässä. Kun joku on lomalla tai sairastuu, työ jatkuu, koska seuraava tekijä näkee samasta paikasta mitä on kesken, mitä on tulossa ja mitä ei saa unohtaa.

Hänen tiiminsä tietää joka päivä, mitä tehdä ja missä järjestyksessä.

Projektit, tehtävät, tarkistuslistat ja ohjeet ovat yhdessä työpöydässä, eivät sähköpostiketjuissa. Jokainen näkee omat vastuut, deadlinet ja pelisäännöt ilman arvuuttelua. Vähemmän säätöä, vähemmän “mistä tämä tieto löytyy” -kyselyjä, enemmän työtä joka oikeasti vie asioita eteenpäin.

Uudet ihmiset pääsevät tuottaviksi viikoissa, eivät kuukausissa.

Roolikohtaiset tehtävät, perehdytyspolut ja ohjeet käynnistyvät valmiista malleista. Uusi työntekijä näkee ensimmäisestä päivästä alkaen, mitä hänen kuuluu tehdä ja mistä löytyy vastaus peruskysymyksiin. Yrittäjän ei tarvitse opettaa kaikkea käsin, eikä samaa asiaa selitetä viidettä kertaa.

Hän näkee yhdellä vilkaisulla, missä työ oikeasti jumittaa.

Yhdestä näkymästä näkyy, mitkä projektit ovat käynnissä, missä on ruuhkaa ja kenelle työ kasaantuu. Päätökset perustuvat siihen, mihin aika ja kapasiteetti oikeasti kuluvat, eivät mutuun. On helppo päättää, mihin sanoa ei, mitä siirtää ja mihin tarvitaan lisää voimaa.

Säännöt ja prosessit päivittyvät yhdessä paikassa – ja se ei ole taukotila tai työntekijöiden ulkomuisti.

Kun pelisääntöjä tai prosessia muutetaan, muutos tehdään samaan järjestelmään, jossa arki muutenkin elää. Sama logiikka toimii viiden ja viidentoista hengen tiimille, koska perusta on rakennettu oikein eikä tilkkutäkiksi.

Kun sinä yrität venyttää päivää vielä yhdellä tunnilla saadaksesi kaiken hoidettua, pahin kilpailijasi käyttää saman ajan systeemiensä hiomiseen.

Hän voi sulkea läppärin ilman pelkoa siitä, että yritys pysähtyy, koska muutkin näkevät yhdestä paikasta mitä seuraavaksi tehdään – ja firman arki jatkuu, vaikka hän nauttisi vapaasti lomasta avaamatta sähköpostia kertaakaan.

MITÄ HYÖDYT PALVELUSTA?

Et enää johda firmaa sähköpostilla ja muistilapuilla, vaan näet yhdellä vilkaisulla, kuka tekee mitä ja milloin.

Rakennamme ClickUpiin toiminnanohjauksen, jossa projektit, rutiinit ja vastuut ovat yhdessä rakenteessa. Näet heti, mitä on käynnissä, mikä on myöhässä ja kuka on vastuussa mistäkin – ilman, että kaivat vanhoja viestiketjuja tai yrität muistaa, mitä sovittiin käytävällä.

Koko porukka tietää, mistä tehtävät ja ohjeet löytyvät – etkä sinä ole enää "Usein kysytyt kysymykset" -vastauskone.

Käymme hinnoittelun läpi: paketit, minimit, lisätyöt, kuukausimallit ja korotukset. Rakennamme mallin, jossa on selkeät hinnat, pelisäännöt ja korotuspolku. Saat rajat alennuksille ja tarjouksille niin, että myynti uskaltaa myydä – mutta kate ei karkaa jokaisen “pienen poikkeuksen” myötä.

Arki ei tunnu enää jatkuvalta tulipalojen sammuttamiselta, vaan työ kulkee ennustettavassa rytmissä.

Määrittelemme toistuvat tehtävät (päivä / viikko / kk / kvartaali) ja nimeämme vastuuhenkilöt. Laskutus, ostojen hyväksyntä, raportointi, asiakaslupaukset ja tarkistuskierrokset siirretään ihmisten muistista ClickUpin toistuviksi tehtäviksi. Kun jokainen tietää, mitä tehdään ja milloin, kiire ei katoa – mutta kaaos katoaa.

Tiedät viimein, mihin aika ja työ oikeasti katoavat, ja voit leikata hukkaa faktojen, ei arvailun, pohjalta.

Kun tehtävät ja vastuut ovat järjestelmässä, voimme tarvittaessa kytkeä mukaan ajankäytön perusseurannan. Näet, paljonko aikaa palaa eri tiimeihin, asiakkaisiin ja prosesseihin – ja mitä se ajankäyttö käytännössä maksaa. Tämä tieto linkittyy suoraan kannattavuuden ja TulosKiihdytin™-teeman päätöksiin.

Yritys ei kaadu siihen, että et vastaa puhelimeen – sinä et ole enää firman ainoa "järjestelmä".

Siirrämme kriittisen tiedon ja rutiinit pois päästäsi ClickUpiin: dokumentoituun, jaettuun muotoon. Kun joku lähtee lomalle, sairastuu tai vaihtaa tehtävää, tekeminen ei pysähdy, koska tieto ei ollut yhden ihmisen korvien välissä. Firma oppii kysymään ensin järjestelmältä, vasta sitten “pomolta”.

Uskallat oikeasti irrottautua, koska tiedät, että firma pyörii ilman 24/7-vahtimista.

Kun tulipalot vähenevät ja jokaisella on selkeä rakenne, voit lähteä lomalle, olla illan perheen kanssa tai varata aikaa ajattelulle ilman, että selkäpiissä painaa jatkuva huoli. Työt etenevät, vaikka et avaisi sähköpostia päivään tai kahteen – tai jopa kuukauteen – koska järjestelmä kertoo muillekin, mitä pitää tehdä.

USEIN KYSYTTYÄ

Tuota.... mitä CFO tarkoittaa?

CFO on yrityksen talouspäällikkö – kumppani, joka varmistaa, että rahat riittävät, katteet nousevat ja päätökset tehdään pohjautuen koviin faktoihin, ei fiilikseen.

Oma talouspäällikkö maksaa yleensä noin 120 tuhatta euroa vuodessa sivukuluineen… palkattuna työntekijänä.

Taloushotelli tarjoaa talouspäällikön hyödyt kevyempänä ja joustavana palveluna. Voit ratkaista vaativat talousongelmasi näin siis huomattavasti kustannustehokkaammin kipeimpiin ongelmiin kohdistuvina täsmäiskuina.

Mitä tämä maksaa?

Halpaa kuin saippua verratuna omaan talouspäällikköön, joka maksaisi palkattuna noin 120 tuhatta euroa vuodessa sivukuluineen.

Löydät tarkemmat kuvaukset hinnastostamme, mutta tiiviisti homma toimii näin:

  1. CFO-palvelut on jaettu kahdeksaan teemaan. Valitset ne teemat, jotka ovat sinulle tärkeitä.
  2. Ensin rakennetaan jokaiseen teemaan firmallesi räätälöity systeemi projektina.
  3. Tämän jälkeen CFO tekee teille töitä teeman sisällä valitsemassanne laajuudessa.

 

Teeman projekti voidaan toteuttaa neljässä tasossa, jotka on sidottu kirjanpidon tilikausihintaan: 100 % / 75 % / 50 % tai 25 % tilikausihinnasta. Kuitenkin minimissään 10 000 € / 7 500 € / 5 000 € tai 2 500 €.

Projektin jälkeinen jatkuva CFO-palvelu toimii samaan tyyliin. Systeemiä voidaan ylläpitää jopa viikkotasolla tai kuukausittain, kvartaaleittain tai vain kerran vuodessa riippuen tarpeesta. Hinnat ovat sidottu kirjanpidon kuukausihintaan: 100 % / 75 % / 50 % tai 25 % kuukausihinnasta. Kuitenkin minimissään 1 000 € / 750 € / 500 € tai 250 € kuussa.

Jos otat useamman teeman kerralla, niin saat alennuksen. Jos sinulla on kaksi samanaikaista projektia käynnissä, niin edullisempi on -10 %. Kolme tai useampi, niin saat näistä projekteista -20 %. 

Ylläpitoa koskee sama alennuslogiikka.

Ylläpitoa ei ole mahdollista saada ilman aloitusprojektia, jossa systeemi rakennetaan teille. Jos ette tarvitse omaa systeemiä, niin CFO-palveluita on kuitenkin mahdollista tilata kertatöinä ja muina projekteina tarpeen mukaan.

Mitä ohjelmistoja käytätte?

Peruskirjanpidossa käytämme Procountoria ja Netvisoria.
Fennoa on mahdollinen rajatuissa tilanteissa, jos yrittäjän peruskirjanpito sitä edellyttää, mutta ohjelman rajoitteiden takia emme sitä suosittele. 

CFO-palveluiden työkalut ovat Taloushotellin itse suunnittelemia ja toimivat Excelissä ja Power BI:ssä. Näihin kuuluu mm. BIITSI™, kassavirtaennustemallit, kannattavuusmallit, riskimittarit, budjetointipohjat ja johtamisen koontinäytöt.

Tarvitsen vain kirjanpidon. Tarjoatteko kevyempää palvelua?

Kyllä. Tilitoimisto Taloushotelli tarjoaa erikseen peruskirjanpidon ja palkanlaskennan.

CFO-palvelut ovat lisäpalvelu niille, jotka haluavat ratkaista kirjanpitoa vaativampia laskentatoimen ongelmia.

Minulla on jo tilitoimisto, mutta CFO-palvelunne kiinnostavat. Tarjoatteko näitä ilman peruspalveluja?

Emme tarjoa. 

Markkinoilla on CFO-palveluiden tarjoajia, jotka markkinoivat itseään siten, että ”he ohjaavat tilitoimistojen työtä”. Kukaan itseään kunnioittava tilitoimisto ei kuitenkaan lähde ulkopuolisen kumppanin ohjattavaksi – ja vaikka lähtisi, niin erilliset prosessit tuovat liikaa kitkaa yhteistyöhön.

Kirjanpito on kaikkien CFO-palveluiden perusta ja jos sitä ei ole toteutettu 100 % saumattomasti johdon ja lakisääteisten vaatimukset tasapainottaen, niin lopputulos ei voi olla hyvä. Kuten sanotaan: ”roskaa sisään, roskaa ulos”.

Avaa kuitenkin kanssamme keskustelu, niin tarjoamme teille mielellämme kokonaisvaltaisen ratkaisun.

Tilanteessa jossa teillä on oma sisäinen talousosasto, niin emoyhtiömme Lightning Accounting Oy tarjoaa talouspäällikköpalvelua näihin tilanteisiin soveltuvasti.

Vaatiiko tämä minulta paljon vaivaa? Aikani on jo muutenkin kortilla.

Tyypillisesti pääsemme hyvään vauhtiin muutaman tunnin kestävässä aloituspalaverissa.

Osaan CFO-teemoista voi liittyä työpajoja, mutta mitä kevyempi ja yksinkertaisempi systeemi rakennetaan, niin sitä vähemmän aikaa tämä sinulta vie.

Tyypillisesti se, että edes harkitset palvelua tarkoittaa kuitenkin sitä, että käytät aikaasi juuri näiden asioiden tekemiseen itse. Investoimalla muutaman tunnin systeemin rakentamiseen kanssamme, poistamme nämä murheet työpöydältäsi lopullisesti.