Voiko tilitoimistosta lähteä heti, jos kirjanpito sakkaa?
Tilitoimiston irtisanomisaika kaksi kuukautta? ”Mutta he tekevät kamalaa työtä”!
Tilitoimistosuhteissa on yksi erityisen suomalainen harha: ajatellaan, että koska sopimuksessa lukee irtisanomisaika, sitä on noudatettava kuin Mooseksen tauluja silloinkin, kun taloushallinto muistuttaa lievästi palavaksi syttynyttä varastoa.
Totuus on ikävämpi ja siksi hyödyllisempi.
Osakeyhtiölaki ei anna hallitukselle lupaa katsella sivusta huonoa kirjanpitoa vain siksi, että joku ulkopuolinen palveluntarjoaja on paperilla vielä mukana.
Samalla laki ei kuitenkaan automaattisesti pyyhi pois sovittua irtisanomisaikaa.
Yksi normi sanoo, kuka vastaa. Toinen sanoo, mitä sopimukselle tapahtuu. Ihmiset sekoittavat nämä kaksi, koska se on helpompaa kuin ajatella kahta asiaa yhtä aikaa.
Juuri tällaisissa tilanteissa yksityiskohdat ratkaisevat: mitä sopimuksessa on oikeasti sovittu, onko TAL2023 tai tilitoimiston omat yleiset sopimusehdot liitetty sopimukseen, mitä virheitä on tapahtunut, milloin niistä on reklamoitu ja ovatko ne aidosti olennaisia. Mutta perusrunko on silti varsin selvä.
Osakeyhtiölain näkökulma: hallitus ei saa mennä piiloon tilitoimiston selän taakse
Vastuu ei ulkoistu, vaikka työ ulkoistetaan
Osakeyhtiölain 6 luvun 2 § sanoo suoraan, että hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä, ja että hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.
Hallituksen esityksessä osakeyhtiölaiksi tätä vielä avataan niin, että hallituksen tehtävänä ei ole itse tehdä kirjanpitoa, vaan järjestää sen hoitaminen asianmukaisella tavalla. Juuri tässä kohtaa moni yrittäjä ajattelee helpottuneena, että “hienoa, maksan jollekulle toiselle, joten ongelma on moraalisesti heidän”. Ei ole.
Hallitus voi ostaa työn ulkopuoliselta, mutta vastuuvapaus ei ole kaupan.
KKO 2001:85 opetti saman asian ilman pehmusteita
KKO 2001:85 ydinsuunta on sama: hallituksen vastuuta kirjanpidon ja varainhoidon valvonnasta ei neutraloida sillä, että käytännön tekeminen on muualla.
Tässä kohtaa on reilua sanoa tarkasti, ettei seuraava esimerkki ole ratkaisun faktakuvaus vaan humoristinen karikatyyri sen opetuksesta.
Kuvitellaan yhtiö, jonka tilitoimisto toimii kuin unissakävelevä orkesteri: meteliä syntyy, mutta vienneistä puuttuu tositteet, täsmäytykset repsottavat, ALV-ilmoitukset näyttävät enemmän runoudelta kuin laskennalta, ja kun asiakas hermostuu, tilitoimisto vastaa arvokkaasti: “meillä on kahden kuukauden irtisanomisaika, joten jatkamme tätä hallittua katastrofia ammattiylpeydellä.”
Hallitus ei voi vastata verottajalle, osakkaille tai myöhemmin mahdolliselle pesänhoitajalle, että “olimme kyllä huolissamme, mutta ”notice period” oli vähän kiusallinen”.
KKO:n viesti on käytännössä se, ettei hallituksen valvontavelvollisuus katoa, vaikka joku toinen näppäilisi kirjanpitojärjestelmää.
Irtisanomisaika ei ole lupakirja jatkaa huonoa järjestelyä
Tästä seuraa käytännössä tärkein havainto.
Jos hallitus katsoo, että nykyinen tilitoimisto ei hoida kirjanpitoa asianmukaisesti, hallituksella voi olla velvollisuus järjestää kirjanpito heti toisin.
Se voi tarkoittaa siirtoa uuteen tilitoimistoon, väliaikaista omaa järjestelyä tai rinnakkaista varmistamista.
Osakeyhtiölain näkökulmasta vaarallisin vaihtoehto on passiivisuus. Hallituksen velvollisuus ei ole puolustaa vanhaa sopimusta vaan turvata yhtiön kirjanpidon asianmukainen järjestäminen.
Se, syntyykö vanhan tilitoimiston kanssa vielä riita irtisanomisajasta tai maksusta, on toinen kysymys. Se voi olla kiusallinen, mutta se on yleensä parempi ongelma kuin virheellisen kirjanpidon jatkaminen.
Sopimusoikeudellinen näkökulma: sopimus ei katoa vain siksi, että hallituksella on vastuu
Taloushallintoliiton julkinen linja lähtee sopimuksesta
Taloushallintoliiton ostajan oppaassa painopiste on hyvin selvä. Liiton ohjeessa todetaan, että toimeksiantosuhteessa noudatetaan sitä, mitä sopimuksella on sovittu.
Samassa ohjeessa todetaan myös, että jos alan yleiset sopimusehdot ovat osa sopimusta, tilitoimistolla on oikeus ja velvollisuus korjata aiheuttamansa virhe veloituksetta niin pian kuin olosuhteet sallivat, ja että asiakkaan pitää ilmoittaa havaitusta virheestä viipymättä.
Tämä on varsin klassinen sopimusoikeudellinen asetelma: ensin katsotaan sopimus, sitten reklamoidaan, sitten arvioidaan seuraamuksia. Ei kovin romanttista, mutta sopimusoikeus harvoin on.
TAL2023: irtisanomisaika on lähtökohta, purku poikkeus
Taloushallintoliiton TAL2023 -ehdoissa lähtökohta on, että sopimus on voimassa toistaiseksi kahden kuukauden irtisanomisajoin, ellei muuta ole sovittu.
Samoissa ehdoissa sanotaan myös, että tilitoimistolla on oikeus veloittaa palkkio ja mahdolliset suoranaiset kustannukset irtisanomisajalta, vaikka tilitoimistolla ei olisi enää teetetty palveluja irtisanomisaikana. Tämä on tärkeä käytännön havainto: irtisanomisaika on usein enemmän maksu- ja sopimuskysymys kuin käyttöpakko.
Vanhaa toimistoa ei välttämättä tarvitse enää käyttää, vaikka siitä voi silti syntyä maksuvelvollisuus.
Kun virhe on olennainen, keskustelu siirtyy irtisanomisesta purkuun
YSE TAL2023:ssa asiakkaalle annetaan oikeus purkaa sopimus, jos tilitoimisto rikkoo sopimusta olennaisesti eikä ryhdy oikaisemaan tilannetta seitsemän päivän kuluessa asiakkaan kirjallisesta huomautuksesta.
Tässä kohtaa sanasto muuttuu ratkaisevasti. Jos tilitoimisto on vain keskinkertainen, hidas, nihkeä tai muuten rasittava, ollaan tavallisesti irtisanomismaailmassa. Jos taas virheet ovat olennaisia ja dokumentoituja eikä niitä korjata kirjallisesta huomautuksesta huolimatta, ollaan purkumaailmassa. Siellä irtisanomisaika ei ole enää sama keskustelu.
Toimintasuositus eri tilanteisiin
Tilitoimistoyhteistyö voi päättyä eri syistä. Katso tästä toimintasuositus siihen, mikä eniten resonoi tilanteeseesi.
”Nykyinen on ihan hyvä tilitoimisto, mutta tiemme silti eroavat”
Jos tilitoimisto on hoitanut työnsä pääosin hyvin eikä kyse ole virheistä vaan siitä, että yhteistyö ei enää syystä tai toisesta toimi, fiksuin ratkaisu on yleensä neuvotella yhteinen siirtymä.
Hyvä tilitoimisto ymmärtää, ettei asiakassuhteen väkisin pitkittäminen tuota kenellekään mitään kaunista. Tässä tilanteessa kannattaa pyytää kohteliaasti sopimuksen päättämistä ilman irtisanomisaikaa tai ainakin lyhennettyä siirtymäaikaa, mutta hyväksyä se, että tilitoimistolla on sopimukseen perustuva vahva argumentti irtisanomisajan puolesta.
”Tilitoimisto ei ole kävelevä katastrofi… mutta voisi olla parempikin”
Jos toiminta on jatkuvasti nihkeää, hidasta, sekavaa tai puolihuolimatonta, mutta ei aivan ilmiselvästi täytä olennaisen sopimusrikkomuksen kynnystä, kannattaa erottaa kaksi asiaa toisistaan.
Ensinnäkin hallituksen pitää varmistaa, että kirjanpito tulee heti hoidettua asianmukaisesti. Toiseksi vanhan sopimuksen osalta pitää tehdä selkeä kirjallinen reklamaatio, pyytää korjausta ja valmistautua siihen, että irtisanomisaika voi edelleen olla voimassa.
Tässä kategoriassa riidattomin tie on usein se, että uusi tilitoimisto aloittaa nopeasti ja vanhan kanssa neuvotellaan materiaalien luovutuksesta, vastuunjaosta ja mahdollisesta laskutuksesta.
”Tilitoimisto on aivan kamala ja pelkään, mitä kirjanpidosta paljastuu”
Jos tilitoimisto tekee olennaisia virheitä, jättää tehtäviä hoitamatta, ei korjaa reklamoituja puutteita, vaarantaa veroilmoituksia, palkanlaskentaa tai tilinpäätöstä, tai muuten tekee hallituksen kannalta tilanteesta juridisesti vaarallisen, painopiste siirtyy irtisanomisesta välittömään riskienhallintaan.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hallitus järjestää kirjanpidon heti muualle, tekee kirjallisen ja yksilöidyn huomautuksen, asettaa korjaukselle määräajan ja arvioi purkuoikeuden käyttöä.
Tässä tilanteessa ei kannata kirjoittaa pelkkää tunnepurkausta, vaan päivämäärät, virheet, seuraukset ja aiemmat yhteydenotot on kirjattava täsmällisesti.
Juridisesti kamalin viesti on yleensä huonosti dokumentoitu, vaikka asiasisältö olisi oikea.
Esimerkkisähköpostit eri tilanteisiin, kun haluat välttää irtisanomisajan
Jotta tästä blogista jäisi käteen myös ”kättä pidempää”, niin tässä on valmiita viestipohjia eri tilanteisiin, kun haluat, ettei irtisanomisaikaa noudateta.
Usein kannattaa aloittaa tilanteesta riippumatta ystävällisellä pyynnöllä:
1. Ensimmäinen viesti: pyyntö päättää sopimus ilman irtisanomisaikaa
Hei,
kiitos yhteistyöstä tähän asti. Hallitus on arvioinut yhtiön kirjanpidon ja taloushallinnon järjestämistä kokonaisuutena ja päätynyt siihen, että palvelu siirretään toiseen ratkaisuun. Osakeyhtiölain mukaan hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty, ja tämän vastuun vuoksi meidän on tehtävä muutos nyt.
Pyydämme, että toimeksiantosopimus päätetään yhteisymmärryksessä ilman irtisanomisaikaa ja että aineiston sekä tarvittavien erittelyjen luovutus sovitaan mahdollisimman sujuvasti. Tarkoituksemme on hoitaa siirtymä asiallisesti, hyvässä hengessä ja ilman tarpeetonta kitkaa.
Voitteko vahvistaa, että sopimus päätetään [päivämäärä] ja että sovimme samalla aineiston luovutuksen käytännöistä?
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
[Yhtiö]
Tämä viesti toimii parhaiten silloin, kun tavoitteena on sovinto eikä sodanjulistus. Se vetoaa hallituksen vastuuseen ilman että se vielä väittää olennaista sopimusrikkomusta. Se on usein viisasta, koska kaikki riidat eivät ansaitse täyttä Wagneria ensimmäisessä näytöksessä.
2. Toinen viesti, jos tilitoimisto kieltäytyy luopumasta irtisanomisajasta
”Nykyinen on ihan hyvä tilitoimisto, mutta tiemme silti eroavat”
Hei,
Kiitos vastauksestanne. Ymmärrämme näkemyksenne sopimuksen irtisanomisajasta. Samalla hallituksella on velvollisuus järjestää kirjanpito viipymättä sillä tavalla, jota se pitää yhtiön kannalta asianmukaisena. Tämän vuoksi palvelun operatiivinen hoito siirtyy joka tapauksessa toisaalle [päivämäärä] alkaen.
Toivomme edelleen, että voimme sopia asiasta joustavasti ja päättää toimeksiannon yhteisymmärryksessä ilman tarpeetonta kitkaa. Meille tärkeintä on siirtymän sujuvuus, aineiston nopea luovutus ja se, ettei kumpikaan osapuoli kärsi tarpeettomasti tilanteen takia. Tämän takia mieluusti kuulisimme, mitä nyt tapahtuva nopea siirtymä tarkoittaa teidän näkökulmastanne.
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
”Tilitoimisto ei ole kävelevä katastrofi… mutta voisi olla parempikin”
Hei,
Kiitos vastauksestanne. Hallitus ei voi jättää kirjanpidon järjestämistä nykytilaan pelkästään irtisanomisaikaa koskevan näkemyseron vuoksi, vaan sen on osakeyhtiölain mukaisesti huolehdittava siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Siirrämme palvelun tämän vuoksi toiseen järjestelyyn [päivämäärä] alkaen.
Pidätämme tässä vaiheessa erikseen kantamme siihen, miltä osin irtisanomisaikaa ja siihen liittyvää laskutusta voidaan pitää sovellettavana tässä tilanteessa. Pyydämme kuitenkin, että toimitatte viipymättä kaiken aineiston, erittelyt ja muut siirtymän kannalta tarpeelliset tiedot, jotta hallitus voi täyttää lakisääteiset velvollisuutensa.
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
”Tilitoimisto on aivan kamala ja pelkään, mitä kirjanpidosta paljastuu”
Hei,
Viittaamme aiempiin yhteydenottoihimme ja kirjallisiin huomautuksiimme koskien seuraavia puutteita: [yksilöi virheet, päivämäärät ja vaikutukset]. Koska kyseisiä puutteita ei ole korjattu asianmukaisesti, hallitus katsoo, että tilanne vaarantaa yhtiön kirjanpidon asianmukaisen järjestämisen ja hallituksen lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamisen.
Pidämme sopimusta purettuna [päivämäärä], ellei yksilöityjä puutteita ole kokonaisuudessaan korjattu viimeistään [päivämäärä / kellonaika] mennessä. Pyydämme lisäksi, että kaikki aineisto, täsmäytykset, pääkirjat, tase-erittelyt, veroilmoituksiin liittyvät tiedot ja muut siirtymän kannalta välttämättömät materiaalit luovutetaan viipymättä uudelle palveluntarjoajalle / meille.
Tämä viesti on lähetetty, koska hallitus ei voi osakeyhtiölain mukaisen vastuunsa vuoksi jättää tilannetta ennalleen.
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
Tätä viimeistä versiota ei pidä käyttää kevyesti tai vain siksi, että ärsyttää. Se kuuluu tilanteisiin, joissa olennaiset virheet on dokumentoitu, reklamaatio on tehty kirjallisesti ja korjaus on jäänyt toteutumatta. Purku on juridinen väite, ei tunnetila.
Lopuksi: mikä on järkevin perusajatus?
Yksinkertaisin toimiva ajatusmalli on tämä:
Osakeyhtiölaki määrää, että hallitus vastaa kirjanpidon asianmukaisesta järjestämisestä. Sopimus taas määrää, millä ehdoilla vanhasta tilitoimistosta irtaudutaan.
Siksi huonoimmassa tilanteessa hallitus voi joutua tekemään kaksi asiaa yhtä aikaa: siirtämään kirjanpidon heti turvalliseen paikkaan ja riitelemään vasta sen jälkeen siitä, oliko irtisanomisaika vielä maksettava vai oliko purkuperuste olemassa.
Se ei ole eleganttia, mutta usein se on oikea järjestys. Ensin sammutetaan palo, sitten katsotaan, kuka lähetti laskun sammuttimesta.
Taloushotellissa olemme halunneet välttää tällaiset keskustelut. Jos asiakas olisi meihin ikinä tyytymätön ja haluaisi vaihtaa, emme halua pitää heitä pankkivankina. Siksi meillä ei ole irtisanomisaikaa ja kattava tyytyväisyystakuukin. Jos harkitset tilitoimiston vaihtoa, niin harkitsethan myös meitä.